Dit artikel is een aanvulling op de vorige blogpost. In de dynamische wereld van zakelijke dienstverlening kan het soms lastig zijn om overzicht te bewaren. Inefficiënties en misverstanden kunnen als sneeuwbaleffecten door de organisatie rollen. Hoe blijf je dan in controle? Het antwoord: visueel management à la Lean.
Wat is Visueel Management?
Visueel management is een onderdeel van Lean denken, gericht op het visueel maken van werkstromen, KPI’s (Key Performance Indicators) en andere essentiële informatie. Hiermee worden teamleden en management voortdurend op de hoogte gehouden van wat er gebeurt, wat er moet gebeuren en waar eventuele knelpunten liggen.
Het belang van Visueel Management
- Transparantie: Iedereen kan in één oogopslag zien wat de status is van lopende projecten, taken of doelen.
- Verantwoordelijkheid: Het wordt direct duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is, wat helpt om de accountability te verhogen.
- Snelle Probleemoplossing: Knelpunten worden sneller geïdentificeerd en opgelost.
Welke KPI’s moeten worden gevisualiseerd?
- Doorlooptijd: Hoe lang duurt het om een bepaalde taak of proces van begin tot eind te voltooien?
- Klanttevredenheid: Zijn klanten blij met de geleverde dienst? Dit kan via enquêtes gemeten worden.
- Financiële Prestatie: Denk hierbij aan winst- en omzetindicatoren, maar ook aan operationele kosten.
- Medewerkerstevredenheid: Een tevreden team is een productief team. Meet dit bijvoorbeeld door periodieke enquêtes.
Hoe kun je deze KPI’s vormgeven?
- Dashboards: Digitale dashboards zijn uitermate geschikt voor real-time data en kunnen ook makkelijk worden gedeeld.
- Kanban-borden: Ideaal voor projectmanagement en om de flow van verschillende taken en processen te visualiseren.
- Balanced Scorecard: Dit biedt een holistisch beeld van verschillende KPI’s en hoe ze onderling met elkaar in verband staan.
Conclusie
Visueel management is geen luxe maar een noodzaak in de moderne zakelijke dienstverlening. Het bevordert een cultuur van continue verbetering en maakt een organisatie adaptief en responsief. Dus als je nog niet bent begonnen met het visueel maken van je managementprocessen, is het hoog tijd om de stoute schoenen aan te trekken.